So machen Sie Ihr Ausschreibungsverfahren zukunftssicher

Die Erstellung einer Ausschreibung ist jedoch ein komplexerProzess, der abschreckend erscheinen kann. Sie sollte nicht so viele Vorschriften enthalten, dass Bieter abgeschreckt werden. Außerdem müssen Sie deutlich machen, was Sie erwarten und was Ihrem Unternehmen wichtig ist. 

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Ausschreibung direkt oder über einen Online-Marktplatz durchführen, ist es wichtig, dass Sie den LieferantenRaum für Innovationen lassen. So können diese ggf. neue Wege finden, Ihren MRO-Bedarf zu decken. 

„Was will ein Kunde mit einer Ausschreibung überhaupt erreichen?“, fragt Chris Lett, UK Sales Director bei RS. „Wenn es bei einer Ausschreibung nur um die Senkung des Produktpreises im Vergleich mit dem zuletzt gezahlten Preis geht, dann ist das für die Lieferanten ein Unterbietungswettlauf. 

„Wenn es aber darum geht, dass das Unternehmen die Zulieferer dazu ermutigt, sich mit der Organisation auseinanderzusetzen und zu verstehen, was sie in Zukunft brauchen wird, dann ist das ein ganz anderer Ansatz. Dann geht es auch darum, dass die Lieferanten eine fortschrittlicheDenkweise an den Tag legen. 

„Sie müssen sich klar darüber sein, was Sie vom Ausschreibungsprozess erwarten.“ 

**Helen Alder, Head of Knowledge, beim weltweit größten Berufsverband für Beschaffung und Versorgung CIPS (The Chartered Institute ofProcurement & Supply) mit Sitz in England. ** 

Bevor Sie beginnen, müssen Sie ein klares Bild vom gesamten MRO-Bedarf im Unternehmen haben und alle Beschaffungsprozesse, die momentan verwendet werden, erfasst haben. Dies ist eine Gelegenheit, um Prozesse zu verbessern – beispielsweise durch den Einsatz digitaler Lösungen wie E-Procurement. 

„Sie müssen sich klar darüber sein, was Sie vom Ausschreibungsprozess erwarten“, sagt Helen Alder, Head of Knowledge beim CIPS, „und dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. 

Zum einen gibt es die so genannten technischenSpezifikationen, bei denen man sagt: Ich weiß, was ich will – ich will eine Waschmaschine. Und es gibt die Output-Spezifikationen, bei denen man sagt: Ich will saubere Wäsche. Das Ergebnis hängt sehr stark von der Frage ab, die man stellt.“ 

Ebenso ist es wichtig, alle Beteiligten im Unternehmen mit einzubeziehen. Es gilt die 80:20-Regel: Die Zeit, die Sie damit verbringen, Ihre internen Bedürfnisse zu verstehen, wird sich auszahlen, wenn Sie beginnen, Lieferanten zu bewerten. Und wenn Sie einen neuen Lieferanten erfolgreich einbinden wollen, brauchen Sie die Unterstützung aller Parteien. 

„Ausschreibungen sind eine großartige Gelegenheit, um Prozesse zu verbessern“, sagt Alder. „Die Beschaffung ist nicht dazu da, den Leuten zu sagen, was sie brauchen, sondern um dafür zu sorgen, dass der Prozess fair und transparent ist. 

Es geht darum, den Beteiligten die richtigen Fragen zu stellen. Die Beschaffung muss die Beteiligten aber auch hinterfragen, muss sie alle an einen Tisch bringen mit dem Gedanken: ‚Könnten wir das auch anders machen?‘“ 

„Was Sie einen Lieferanten fragen müssen, ist nicht nur, was er mit Ihren Informationen machen wird, sondern welche Vorschläge er auf Basis Ihres Verbrauchs macht?“ 

Chris Lett, UK Sales Director, RS. 

Für Unternehmen ist es von entscheidender Bedeutung zu wissen, was sie heute tun, wenn sie effektive Ausschreibungen für ihre künftigen Anforderungen durchführen wollen, sagt Lett. „Es kommt hierbei auf die Qualität der Managementinformationen an. 

Es gibt ein Sprichwort, das besagt, dass Daten die Königin sind, aber die Analytik der König“, so Lett weiter. „Was Sie einen Lieferanten fragen müssen, ist also nicht nur, was er mit Ihren Informationen machen wird, sondern welche Vorschläge er auf Basis Ihres Verbrauchs macht.“ 

Was aber, wenn Sie nicht alle Daten haben, die Sie für das Ausschreibungsdokument brauchen? Sie haben vielleicht eine Liste mit Stückpreisen von Ihrem bisherigen Lieferanten, aber umfasst diese auch Details wie Marke und Qualität? 

Hier kann es sich auszahlen, wenn Sie sich die Zeit nehmen, um herauszufinden, was Sie tatsächlich kaufen. RS Components hat einmal retrospektiv für ein Versorgungsunternehmen eine Analyse dessen Ausschreibung durchgeführt. Diese förderte einige Fakten zu Tage, die selbst den Kunden überraschten. 

Die Ausschreibung des Unternehmens umfasste einen Warenkorb von 4.000 Artikeln, von denen die Preise dem Kunden zur Hälfte unbekannt waren. Als RS jedoch die Verbrauchsdaten der letzten drei Jahre analysierte, stellte sich heraus, dass nur 80 der 2.000 Artikel in dieser Zeit überhaupt gekauft worden waren. 

Im gleichen Zeitraum wurden hingegen 10.603 andere Artikel gekauft, die nicht aufgeführt waren. Von diesen wurden über 6.000 nur einmal und 92 % maximal fünfmal gekauft. 

Es wird geschätzt, dass über alle Branchen hinweg 80 % der MRO-Käufe einmalig sind und sich größtenteils nicht wiederholen. Es liegt in der Natur der Sache, dass der Einkauf von Verbrauchsgütern für die Instandhaltung eher reaktiv und zufällig ist. 

Also kann es sinnvoll sein, eine Stichprobe von Zufallsartikeln zu erstellen, um die Preise zu testen. Und Sie sollten auch noch weiter gehen und die Lieferanten fragen, was sie tun würden, wenn Sie einen Artikel brauchen, den sie momentan nicht auf Lager haben. Die Herausforderung besteht darin, zu bestimmen, welche Produkte in den Warenkorb der Artikel, deren Preis getestet werden soll, aufgenommen werden. 

Wie das Beispiel des Versorgers zeigt, reicht es möglicherweise nicht, einfach die Aufzeichnungen der jüngsten Vergangenheit durchzugehen. Für einmalig gekaufte Produkte ist ein differenzierterer Ansatz erforderlich. 

„Ein Warenkorb kann verwendet werden, um die preisliche Wettbewerbsfähigkeit des Lieferanten bei geplantem, mengenmäßigem Verbrauch zu ermitteln. So wie er typischerweise in Geschäften verwendet wird. Im zweiten Teil der Ausschreibung sollte man die Fähigkeiten und den Service des Lieferanten bewerten“, sagt Chris Cruise, Industry Sector Manager bei RS Components. 

„Ein Produktkorb kann auch für den ungeplanten oder reaktiven Bedarf verwendet werden. Er muss dann aber auf zufälligen Stichproben aus Ihren eigenen Daten basieren. Vor allem sollte er zusätzliche Spalten enthalten, die für jedes Produkt zusätzliche Parameter bewerten. Während des Ausschreibungsverfahrens sollte auch ein physischer ‚Kauftest‘ vorgenommen werden.“ 

Wenn dieser Ansatz befolgt wird, können bei allen Arten von MRO-Einkäufen echte Einsparungen erzielt werden, fügt er hinzu. Aber natürlich können nicht alle Organisationen Ausschreibungen auf dieselbe Weise durchzuführen. 

„Die Vorgehensweise bei Ausschreibungen ist im öffentlichen und privaten Sektor sehr unterschiedlich“, sagt Alder. „Der öffentliche Sektor ist stark reguliert und hat eine gesetzliche Verpflichtung zur Ausschreibung. Unternehmen des privaten Sektors, die eigene interne Regeln haben, führen Ausschreibungen zumeist sehr gut durch. Es gibt aber andere Branchen, die sich nicht einmal die Mühe machen, eine Ausschreibung durchzuführen.“ 

Wer keine Ausschreibungen durchführt, bringt sich um mögliche Verbesserungen. Ausschreibungen sind ideal für Innovation rund um Lieferanten, wenn eine Output-Spezifikation verwendet wird.“ 

Helen Alder, Head of Knowledge, The Chartered Institute of Procurement & Supply 

Das würde sie aber nicht empfehlen. „Wenn ein Unternehmen einen Lieferanten kennt und eine Beziehung zu ihm aufgebaut hat, neigt es dazu, keine Ausschreibung durchführen zu wollen. Aber wenn man diese Emotionen mal beiseitelässt, stellt man fest, dass diese Unternehmen so niemals herausfinden können, was sie aus dem Prozess hätten gewinnen können. 

Wer keine Ausschreibungen durchführt, bringt sich um mögliche Verbesserungen. Ausschreibungen sind ideal für Innovation rund um Lieferanten, wenn eine Output-Spezifikation verwendet wird.“ 

Lett sieht das auch so. Er findet, dass Unternehmen ihre Zulieferer dazu ermutigen sollten, sich mit ihnen darüber auszutauschen, was sie in Zukunft brauchen werden. Denn auch die Lieferanten müssen seiner Ansicht nach zukunftsorientiert denken. 

„Es geht darum, dass die Lieferanten nicht nur starke digitale Fähigkeiten und eine starke Lager- und Lieferkette haben müssen, sondern auch kontinuierliche Integrität bei ihren eigenen Markenprodukten und Qualitätssicherung in ihrem Unternehmen. Unternehmen sollten nach Lieferanten Ausschau halten, die bei der nächsten Generation von Produkten und Dienstleistungen an vorderster Front stehen.“ 

Alder empfiehlt, dass Einkäufer sich auf die Gesamtkosten des Betriebskonzentrieren. „Wie hoch sind die Gesamtkosten über die Lebensdauer des Produkts, das wir da kaufen?“, fragt sie. „Und denken Sie auch an die Vergabekriterien. Das wird fast immer ein wenig übersehen, denn es sollte nicht immer nur um den Preis gehen. 

Die Kriterien für den Zuschlag müssen schon im Vorfeld klar sein, sei es eine Aufschlüsselung des Preises, der Qualität oder, wie es immer mehr Unternehmen tun, Themen wie Nachhaltigkeit.“ 

Transparenz ist während des gesamten Ausschreibungsverfahrens wichtig, sagt Lett. „Die Kunden suchen nach einem Partner, der ihnen gegenüber bei allem, was mit ihren Ausgaben zu tun hat, sehr offen und transparent ist. 

Sie erkennen langsam den Wert von Daten und der Fähigkeit eines Anbieters, ihnen bei der Bereinigung bestehender Daten zu helfen. Wir haben Tools entwickelt, mit denen wir Daten von Kunden erfassen und dann mit unseren Hausmarkenprodukten abgleichen können, um Kunden schnell Einsparungen aufzuzeigen.“ 

Dieser Ansatz zahlt sich aus, wenn ein Unternehmen das nächste Mal den Markt testen will. „Wenn Kunden unsere Plattformen übernehmen können wir sie bei der nächsten Ausschreibung mit Daten unterstützen. Das ist für diese Unternehmen von großem Wert“, sagt Lett. 

Das Teilen von Daten führt in seinen Worten zu einer „starken Arbeitsbeziehung“ zwischen Kunde und Lieferant. Die Pandemie hat auch Kunden dazu gebracht, darüber nachzudenken, wie gut ihre bestehenden Lieferanten und wie stabil ihre Lieferketten sind, merkt Lett an. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass ihre Lieferanten die richtigen digitalen Plattformen haben, um die richtigen Analysen zu nutzen, und über ein umfassendes Leistungsspektrum verfügen. 

„Die Kunden wollen Vertrauen, Prozessstabilität und die Gewissheit, dass man Monat für Monat und Jahr für Jahr für sie da ist“, so Lett. 

Ausschreibungen können schwierig sein. Aber mit einem vertrauenswürdigen Partner wie RS Components werden sie nicht nur die Beschaffung, sondern sogar das gesamte Unternehmen effizienter und effektiver zu machen.