Die Beschaffung voranbringen

Für die Instandhaltung von Immobilien kommt der Verwaltung der indirekten Beschaffung und des Industriebedarfs für Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO) eine entscheidende Bedeutung zu. 

„Es ist einfacher, dafür zu argumentieren, die MRO-Ausgaben für Anlagen und andere betriebswichtige Maschinen genau zu kontrollieren, aber auch die MRO-Ausgaben für ImmobilienInstandhaltungmüssen betrachtet werden“, erklärt Helen Alder, Head of Knowledge beimweltgrößten Berufsverband für Beschaffung und Versorgung Chartered Institute ofProcurement and Supply (CIPS) mit Sitz in England. „Viele Unternehmen haben zahlreiche große Gebäude und geben im Laufe eines Jahres große Summen aus, um diese instand zu halten. 

Da ist es wichtig, eine Liste der wichtigsten Lieferanten zu haben, die Teile liefern können, wenn man sie braucht.“ 

Neben diesen regelmäßig gekauften Artikeln gibt es laut Free auch eine beträchtliche Anzahl von einmaligen Käufen. „In der Regel handelt es sich bei 60–80 % der Artikel, die Unternehmen in diesem Sektor kaufen, um einmalige Anschaffungen“, sagt er. „Daher ist es sehr wichtig, sich mit dem MRO-Prozess an sich zu beschäftigen und sicherzustellen, dass dieser so schlank und effizient wie möglich ist. Sonst können versteckte Kosten wie die Zeit, die Mitarbeiter für die Bestellung jedes einzelnen Artikels benötigen, schnell summieren.“ 

Manager in der Beschaffung müssen ihre Infrastruktur sicher halten und dabei möglichst wenige Unterbrechungen des Betriebs herbeiführen. Dabei stehen sie der Herausforderung gegenüber, dass Schienennetze in der Regel groß und vielfältig sind und viele verschiedene Gebäudetypen in einem großen geografischen Gebiet zu warten sind. Auch die veraltete Ausrüstung oder Technologie, mit der gearbeitet werden muss, kann ein Problem sein. 

Was die Beschaffung für die InstandhaltungvonGebäudenangeht, umfassen die häufigsten Fallstricke zu viele einmalige Lieferanten, zu wenig Kontrolle über den Einkauf und Preisvergleiche sowie zu viele Spontankäufe oder unkontrollierte Ausgaben. 

„Einzeln genommen mögen unkontrollierte Ausgaben für Dinge wie Leuchtmittel oder Unterlegscheiben auf den ersten Blick harmlos erscheinen“, sagt Alder. „Wenn dies in Ihrem Unternehmen aber oft vorkommt, wird es für Sie schwer werden, den Überblick über diese Ausgaben zu behalten. Dann zahlen Sie womöglich zu viel für Teile und gehen auch das Risiko ein, markenlose, minderwertige Teile zu kaufen, die eine kurze Lebensdauer haben.“ 

EineInstandhaltungsstrategie für Immobilienund die Entwicklung einer proaktiven MRO-Strategie kann Betreibern dabei helfen, Kosten besser zu kontrollieren und Gebäude effizienter zu warten. 

Mit zunehmender Bedeutung von Just-in-Time-Beschaffung ist es beispielsweise wichtig zu erkennen, dass man nicht unbedingt Lager voller Ersatzteile braucht, die Betriebskapital aufzehren, das anderswo effektiver eingesetzt werden könnte. Ein E-Procurement-System, das Ihr System und die Website eines Lieferanten integriert, also quasi einen integrierten elektronischen Katalog schafft, kann ebenfalls helfen, die Beschaffung zu automatisieren und zu rationalisieren.“ 

„Bei effektiver MRO-Beschaffung geht es ganz einfach darum, dass alles funktioniert und wortwörtlich das Licht an bleibt.“ 

Brendan Free, Industry Sector Manager, RS Components 

Dabei kann es sich um die Wartung von Geräten wie Aufzügen oder Bahnsteigsperren handeln, wenn diese nicht unter die Garantie der Erstausrüster (OEM) fallen. Dazu kommen noch Dinge wie Lichtschalter, Armaturen, Sicherungen und Sicherungskästen“, erklärt Free. 

Letztlich muss man für eine effektive Instandhaltungsstrategie für Gebäude einmal einen Schritt zurücktreten und einmal durchgehen, wie und warum das Unternehmen so beschafft, wie es das bisher getan hat, und dann alles noch einmal untersuchen, um zu sehen, ob und wie die Dinge besser gemacht werden können. 

„Wenn die Beschaffung nicht gut gehandhabt wird, kann sie zu einem Störfaktor werden und zu Spannungen führen. Daher ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass es nicht nur darum geht, wo man den billigsten Schraubenschlüssel kaufen kann, sondern auch um die Zwecktauglichkeit der gekauften Waren“, hebt Free hervor. 

„Man muss ein Gleichgewicht finden zwischen Investitionen in das Gebäude und dessen Modernisierung, egal, ob bei Beleuchtung, Klimatisierung oder was auch immer. Das ist ein Gleichgewicht zwischen Austausch und Ersatz und dem Versuch, die alte Infrastruktur zu erhalten“, fügt er hinzu.